Lean Office applied to consumable inventory management in an oil & gas company

Authors

  • Elisa Nami Harbes Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (UFRRJ), Nova Iguaçu, RJ, Brasil.
  • Christiane Aguiar de Andrade Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (UFRRJ), Nova Iguaçu, RJ, Brasil. https://orcid.org/0000-0002-8251-2709
  • Marcia Cristina Rodrigues Cova Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (UFRRJ), Nova Iguaçu, RJ, Brasil. https://orcid.org/0000-0001-7477-5421
  • Nilson Sales dos Santos Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (UFRRJ), Nova Iguaçu, RJ, Brasil.

DOI:

https://doi.org/10.14488/1676-1901.v26i3.5423

Keywords:

Lean Office, Value Stream Mapping, Continuous improvement, Inventory management, Oil and gas sector

Abstract

This study examines the application of the Lean Office philosophy to the consumable inventory control process of a multinational oil and gas company in Brazil. A qualitative and exploratory case study design was adopted, using participant observation and unstructured interviews as data collection methods. Data were analyzed through the combined use of Value Stream Mapping (VSM) and the A3 problem-solving tool. The results show substantial improvements in administrative performance: average waiting time decreased by 96.3% (27h → 1h), administrative cycle time was reduced by 38.5% (6.5h → 4h), and rework events dropped by approximately 70%. In addition to operational gains, the study identified clearer role accountability and enhanced collaborative engagement, highlighting Lean Office as a management framework oriented towards the elimination of administrative waste. The study contributes both to organizational practice and to the academic debate, by demonstrating the applicability of lean thinking in a highly complex sector and discussing its transferability to non-manufacturing environments.

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Author Biographies

Elisa Nami Harbes, Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (UFRRJ), Nova Iguaçu, RJ, Brasil.

Bacharel em Administração pela Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (2024). Experiência de 3 anos com setor de óleo e gás e manufatura. Certificação Lean Seis Sigma – Yellow Belt. Ênfase em pesquisas com temas de Metodologia Lean e melhoria contínua

Christiane Aguiar de Andrade, Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (UFRRJ), Nova Iguaçu, RJ, Brasil.

Mestre em Logística pela Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (2008) e bacharel em Administração pela Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (2004). É professora adjunta da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro desde 2010, atuando nas áreas de logística e gestão de processos produtivos. Trabalhou por 12 anos em indústria multinacional do segmento de pneus, onde adquiriu experiência em logística, sistemas de qualidade, gerenciamento de custos e gestão de projetos

Marcia Cristina Rodrigues Cova, Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (UFRRJ), Nova Iguaçu, RJ, Brasil.

Doutora em Ciências Sociais (CPDA - UFRRJ), Mestre em Administração Rural (DAE - UFLA), Bacharel em Administração Empresa/Pública (ICHS - UFRRJ). Avaliadora de Cursos de Graduação de Administração EAD (INEP/MEC). Professora Associada no DAT/IM/UFRRJ com as seguintes atividades: 1. Professora de Liderança Estratégica (Mestrado Profissional em Gestão e Estratégia - UFRRJ). 2. Professora de Gestão de Pessoas 1 e 2 (Curso de Administração - IM - UFRRJ). 3. Coordenadora das disciplinas Gestão de Pessoas 1 e de Gestão de Pessoas 2 (CEDERJ/CECIERJ/UAB/UFRRJ). 4. Lider do Grupo de Pesquisa em Administração e Desenvolvimento (GPAD - UFRRJ). Desenvolve suas atividades na área de Administração, atuando principalmente na linha Estratégias Inovadoras para Organizações Públicas e Privadas, no eixo temático de liderança estratégica

Nilson Sales dos Santos, Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro (UFRRJ), Nova Iguaçu, RJ, Brasil.

Bacharel em Ciências Contábeis, especialista em Gestão Estratégica da Qualidade e Mestre em Gestão e Estratégia em Negócios. Professor adjunto da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro, atuando nas áreas de Contabilidade Gerencial e de Custos

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Published

2026-05-11

How to Cite

Harbes, E. N., Andrade, C. A. de, Cova, M. C. R., & Santos, N. S. dos. (2026). Lean Office applied to consumable inventory management in an oil & gas company. Revista Produção Online, 26(3), 5423 . https://doi.org/10.14488/1676-1901.v26i3.5423

Issue

Vol. 26 No. 3 (2026)

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